Política y aviso de privacidad de Kognitia
Este documento explica qué información puede tratarse al visitar el sitio, solicitar una demo o usar las herramientas, para qué se utiliza y cómo ejercer sus derechos.
Resumen esencial
No venda ni comparta a Kognitia información que no esté autorizado a tratar. Para una demo utilice datos públicos, ficticios o correctamente anonimizados. Las herramientas de IA transmiten consultas y, cuando usted los carga, archivos a proveedores tecnológicos; por eso Kognitia no afirma que exista retención cero.
1. Responsable y canales de atención
La responsable del tratamiento asociado a Kognitia es Danitza Sosa, en Colombia. No se publica un NIT ni una dirección física porque no han sido suministrados para este documento.
Las consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con datos personales pueden enviarse a los canales actualmente publicados:
- juand423@hotmail.com
- dmlaverde29@yahoo.es
- También puede iniciar la conversación desde la página de Contacto.
Indique en el asunto “Datos personales — Kognitia” y describa su solicitud. Podremos pedir información razonable para verificar su identidad.
2. Alcance
Esta política cubre el sitio público kognitia.online, los formularios que preparan mensajes para correo o WhatsApp, las demostraciones y las herramientas Kognitia que se habiliten al usuario. Un contrato o piloto institucional puede establecer condiciones adicionales de tratamiento, seguridad, conservación y eliminación.
3. Información que puede tratarse
| Interacción | Información posible | Finalidad |
|---|---|---|
| Visita al sitio | Dirección IP, fecha, navegador, dispositivo y registros técnicos que pueda generar el alojamiento. | Entregar el sitio, prevenir abusos, diagnosticar errores y proteger el servicio. |
| Contacto o demo | Nombre, cargo, organización, teléfono, correo, mensaje y datos que decida incluir. | Responder, organizar la demo, preparar una propuesta y conservar el historial comercial necesario. |
| Uso de herramientas | Código de acceso, consultas, instrucciones, campos del asunto, resultados y metadatos técnicos. | Autenticar el acceso, generar la respuesta, controlar uso, seguridad y soporte. |
| Carga de archivos | Nombre y contenido de documentos, imágenes, audio o video, además de tipo y tamaño. | Procesar la tarea solicitada: extracción, resumen, transcripción o análisis multidocumento. |
| Pilotos y capacitación | Asistencia, rol, retroalimentación y métricas acordadas. | Prestar el acompañamiento y evaluar la utilidad del piloto. |
4. Contacto por WhatsApp o correo
El formulario de Contacto no envía información automáticamente a un servidor propio: prepara un mensaje y abre WhatsApp cuando el usuario pulsa el botón. El mensaje solo se envía si la persona continúa dentro de WhatsApp. Si utiliza WhatsApp o correo electrónico, esos proveedores tratan la información conforme a sus propias políticas.
5. Herramientas de inteligencia artificial y terceros
Para producir respuestas, Kognitia puede utilizar infraestructura de alojamiento y servicios configurados de Google Cloud, Vertex AI, Gemini y modelos Claude/Anthropic. Según la herramienta, las consultas y archivos pueden transmitirse a esos proveedores y procesarse fuera de Colombia. En enlaces de contacto también pueden intervenir Meta/WhatsApp y los proveedores de correo.
Kognitia procura contratar o configurar servicios adecuados para la finalidad, pero no debe interpretarse “no se usa para entrenar” como “nunca se almacena”. Algunos servicios conservan registros técnicos, archivos temporalmente o contenido en almacenamiento configurado.
6. Conservación y eliminación
Los periodos no son iguales para todos los flujos:
- Los mensajes enviados por correo o WhatsApp permanecen en esos canales hasta su eliminación o durante el tiempo necesario para atender la relación.
- El navegador puede conservar el código de acceso y preferencias en almacenamiento local hasta que el usuario borre los datos del sitio.
- Algunos archivos pueden mantenerse temporalmente en servicios de modelos; otros, en almacenamiento de nube configurado, hasta su eliminación.
- Los registros técnicos pueden conservarse durante el periodo necesario para seguridad, soporte y cumplimiento.
7. Autorización y finalidades
Cuando la ley lo exija, el tratamiento se realiza con la autorización previa e informada del titular. También puede sustentarse en la ejecución de una relación solicitada, obligaciones legales u otras bases permitidas. No utilizaremos datos para una finalidad incompatible sin informar y obtener la autorización necesaria.
El usuario que suministra información de terceros declara que cuenta con una finalidad legítima, autorización o habilitación legal suficiente. Tener acceso a un expediente no significa automáticamente estar autorizado para enviarlo a una herramienta externa.
8. Datos sensibles, reservados y de menores
La demo pública no está destinada al tratamiento de historias clínicas, datos de víctimas, menores, biometría, información sometida a reserva ni expedientes identificables. No cargue ese material. Un posible uso institucional requiere evaluación previa, entorno expresamente habilitado, controles documentados y las autorizaciones aplicables.
9. Derechos de las personas
Solicitar información sobre los datos tratados.
Corregir información incompleta o inexacta.
Pedir constancia de la autorización cuando corresponda.
Solicitarlo cuando proceda y no exista deber legal o contractual de conservar.
Acudir a la autoridad competente tras agotar el trámite aplicable ante el responsable.
Acceder a sus datos en los términos previstos por la legislación colombiana.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
Envíe su nombre, datos de contacto, descripción clara de la solicitud y, si aplica, documentos que faciliten su atención. Las consultas y reclamos serán tramitados dentro de los plazos y condiciones de la legislación colombiana. Si la solicitud está incompleta, podremos pedir que sea aclarada.
11. Seguridad
Se aplican medidas técnicas y administrativas razonables según el servicio, como conexiones cifradas, controles de acceso y restricciones de archivos. Ningún sistema conectado a internet puede garantizar riesgo cero. Si identifica un acceso o exposición indebida, informe de inmediato por los canales indicados.
12. Cookies y almacenamiento del navegador
Las páginas públicas actuales no incorporan una plataforma publicitaria o analítica identificada en su código. Las herramientas pueden usar almacenamiento local del navegador para recordar el código de acceso o preferencias. Puede borrarlo desde la configuración de su navegador. El proveedor de alojamiento puede generar registros técnicos necesarios para operar el sitio.
13. Transferencia y transmisión
El uso de proveedores de nube, modelos, correo y mensajería puede implicar transmisión o procesamiento internacional. Cuando sea aplicable, Kognitia procurará que exista una base jurídica y condiciones contractuales adecuadas. Los detalles concretos deben quedar identificados en los pilotos que involucren información no pública.
14. Cambios
La política puede actualizarse cuando cambien las herramientas, proveedores o finalidades. La versión y fecha vigentes aparecerán al inicio. Los cambios materiales se comunicarán por medios razonables a los usuarios o clientes afectados.
Este documento describe el tratamiento previsto y visible del servicio a la fecha indicada. No reemplaza los acuerdos específicos que una institución deba celebrar ni el análisis jurídico de su propio tratamiento de datos.
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Escríbanos antes de cargar información. Una respuesta comercial no sustituye la autorización y evaluación que su caso pueda requerir.
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